Compliance Regeln

Hinweisgebersystem & Whistleblowing

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Regularien hat für die Provinzial höchste Priorität. Wenn Verstöße frühzeitig erkannt werden, können entsprechende Maßnahmen getroffen werden und somit Schaden für unsere Kundinnen und Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und das Unternehmen abgewendet werden.

Daher bitten wir Sie, Ihnen bekanntes Fehlverhalten und Rechtsverstöße bei uns zu melden. Wir werden Ihre Meldung ernst nehmen und jedem stichhaltigen Hinweis nachgehen. Ihre Identität wird von uns vertraulich behandelt und Sie haben keine Repressalien zu befürchten.

Zur Meldung eines Hinweises stehen Ihnen die untenstehenden Meldekanäle zur Verfügung. Für die Provinzial Versicherung AG, die Provinzial Nord Brandkasse AG und die Provinzial Rheinland Lebensversicherung AG gibt es separate Meldestellen auf den jeweiligen Homepages. Es steht Ihnen frei, über welche Meldestelle Sie einen Hinweis abgeben möchten.

E-Mail: hinweise@provinzial.de
Telefon: 0251 219-2711

Postanschrift:

Provinzial Holding AG
Hinweisgebersystem
Provinzial-Allee 1
48159 Münster

Wenn Sie ein persönliches Treffen mit einem unserer Ansprechpartner bevorzugen, äußern Sie bitte diesen Wunsch und eine Kontaktmöglichkeit auf einem der Meldewege. Wir werden uns zur Terminabstimmung bei Ihnen melden.

Externe Meldestellen

Neben der internen Meldung können Sie sich auch an externe Meldestellen wenden. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht dazu die folgenden Meldestellen vor:

Bundesamt für Justiz: Meldestelle auf Bundesebene

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht: fachspezifische Meldestelle für Meldungen von Verstößen gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz und das Geldwäschegesetz

Bundeskartellamt: zuständige externe Meldestelle für Meldungen von Informationen über Verstöße gegen Vorschriften der Europäischen Union über den Wettbewerb.

Der Bund richtet zusätzlich eine externe Meldestelle für Meldungen ein, die das Bundesamt für Justiz selbst betreffen.

Darüber hinaus kann jedes Bundesland eine externe Meldestelle einrichten. Dort können Meldungen abgegeben werden, die die Dienststellen des jeweiligen Bundeslandes betreffen.

Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die im LkSG normierten Sorgfaltspflichten zum Schutz der Menschenrechte und Wahrung des Umweltschutzes sind fest in unserem Unternehmen verankert.
Über unser Beschwerdeverfahren zum LkSG ist es betroffenen Personen möglich, uns Hinweise zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken, sowie Verletzungen Menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten einzureichen.
Ihre Mitwirkung ermöglicht uns entsprechende Abhilfemaßnahmen einzuleiten.

Zur Meldung entsprechender Risiken und/oder Verstöße stehen Ihnen zwei verschiedene Meldekanäle zur Verfügung:

1. Ein internetbasiertes Meldeportal, das mehrsprachig ist. Über das internetbasierte Meldeportal können Sie Beschwerden bzw. Hinweise in anonymisierter (ohne Angabe von personenbezogenen Daten) und in vertraulicher (unter Angabe von personenbezogenen Daten) Form einreichen. Sofern Sie uns eine Beschwerde/Hinweis in vertraulicher Art und Weise einreichen, verarbeiten wir Ihre Daten gem. unserer Datenschutzerklärung. Diese können Sie unter folgendem Link einsehen.

Sofern Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Beschwerdebearbeitung durch die Osapiens Service GmbH und uns einverstanden sind, klicken Sie auf den folgenden Link. Anschließend verlassen Sie unsere Website und werden auf die Website unseres Anbieters Osapiens weitergeleitet. Mit dem Klick erklären Sie sich einverstanden, dass die Provinzial Holding AG und die Osapiens Services GmbH ihre oben angegebenen Daten zum Zwecke der Beschwerdebearbeitung verarbeiten. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens gelöscht. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie formlos per Mail an LkSG@Provinzial.de richten. Die weiteren Datenschutzhinweise haben Sie zur Kenntnis genommen.

2. Postalische Hinweise können an die folgende Adresse geschickt werden:

Provinzial Holding AG
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Provinzial-Allee 1
48159 Münster

Die ausführliche Verfahrensordnung ist über diesen Link zu erreichen.

Hier kann der Bericht zum LkSG für den Berichtszeitraum vom 01.01.2023-31.12.2023 eingesehen werden.